ファイリング・navi（PCソフトウェア）と、RFIDシステムを併用すれば、貸し出し・返却の監視機能で不正な持ち出しや閲覧権限違反などをしっかり記録できます。また、いつ、誰が、どのファイルを持ち出したのかも記録されていますから、ファイルの運用方法を改善することで業務改善に役立つ他、情報漏えいも未然に防ぎます。
情報セキュリティ対応
ファイリング・navi（PCソフトウェア）と、コントロールキット、キャビネットアンテナなどのシステム一式を併用すれば、紙文書における情報セキュリティ対策が実現します。
また、ファイリング・navi（PCソフトウェア）とデスクトップリーダライタだけでも、簡単な貸出・返却だけの管理ができます。
いつ、誰が、どのファイルを持ち出したのか、閲覧したのか。
重要なファイルを、いつ、誰に貸出し、いつ、戻ったのかの履歴を残します。貸出しても、戻ってこない、誰に貸出したのか分からない、などの管理レス状態を解決します。
また、貸出し期間を超過した場合も自動的に教えてくれます。
不正持ち出し・権限違反時に警告。
不正持ち出しや閲覧権限違反が発生した場合はメインユニットが音で警告。不正な持ち出しを周囲に知らせます。
管理用PCには警告ポップアップでお知らせ。
管理者に異常事態をしっかり知らせるとともに、後でまとめて一覧表で確認出来ます。
PCがOFFでもしっかり記録。もちろん夜間、休日も。
様々な利用記録をファイリング・naviメインユニットがしっかり記録します。
管理用PCの電源がOFFでも、メインユニットの電源さえ入っていれば記録し続けます。
文書管理
ファイリング・navi（PCソフトウエア）は、ファイルのリテンション管理機能をしっかり備えています。
運用ルールを設定すれば、いつ、どのファイルを文書保存庫へオキカエるのか、あるいは、廃棄するのかを事前に教えてくれます。
ロケーション管理
什器キャビネットと棚段毎に管理番号を設定し背見出しに表示することで、元の場所に戻しやすくなります。
さらに、RFIDを使用すれば、戻し間違いを警告音で知らせてくれます。
ユーザー管理は管理者と利用者の区別を明確に。
管理者は文書管理ルールの設定や変更が可能です。
ルール設定のポイントは、業務の実態に合わせた分類です。
ルールの修正を利用者まかせにすると、あいまいな運用となりファイリングシステムが維持できなくなる原因となります。管理者は利用者と協議の上で修正するようにしましょう。
利用者ができることは、ファイル検索、ファイルの閲覧などに限られます。閲覧権限の無い利用者のうっかりミスは、ファイリング・naviがしっかり注意してくれます。
